Trong thế giới dữ liệu khổng lồ của Excel, việc so sánh dữ liệu trên 2 cột là một nhiệm vụ tưởng chừng đơn giản nhưng lại cực kỳ quan trọng. Nó giúp bạn:
- “Lọc” ra ngay những điểm khác biệt giữa 2 cột dữ liệu, tránh bỏ sót thông tin quan trọng.
- So sánh số lượng dữ liệu giữa 2 cột một cách nhanh chóng.
- Tìm ra những điểm chung giữa 2 cột dữ liệu để phân tích và đưa ra kết luận chính xác.
Vậy làm thế nào để so sánh 2 cột dữ liệu trong Excel một cách hiệu quả nhất? Hãy cùng Thích Game khám phá 2 cách cực kỳ đơn giản sau đây!
1. ” thần tốc” với hàm EXACT
Ưu điểm:
- Dễ sử dụng như “ăn kẹo”, so sánh dữ liệu nhanh chóng.
Nhược điểm:
- “Khó tính” khi phân biệt chữ hoa, chữ thường.
- Chỉ so sánh được dữ liệu trên cùng một hàng.
Cú pháp hàm:
=EXACT(Text1;Text2)Trong đó:
- Text1: Dữ liệu đầu tiên cần so sánh.
- Text2: Dữ liệu thứ hai cần so sánh.
Lưu ý:
- Hàm EXACT sẽ “soi” kỹ hai chuỗi văn bản, trả về giá trị TRUE nếu chúng giống hệt nhau và FALSE nếu có bất kỳ sự khác biệt nào.
- Hàm EXACT rất “nhạy cảm” với chữ hoa, chữ thường.
Ví dụ:
Ví dụ hàm EXACT
Để so sánh 2 cột “Tên loại quả” trong hình, bạn thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tại ô muốn hiển thị kết quả so sánh (ví dụ ô C2), bạn nhập công thức:
=EXACT($A$2:$A$7;$B$2:$B$7)Trong đó:
- $A$2:$A$7: Vùng dữ liệu của cột 1 cần so sánh.
- $B$2:$B$7: Vùng dữ liệu của cột 2 cần so sánh.
Lưu ý: Sử dụng địa chỉ tuyệt đối (có dấu $) để khi kéo công thức xuống các ô khác, kết quả không bị sai.
Bước 2: Nhấn Enter và xem kết quả trả về:
- TRUE: Hai ô dữ liệu giống nhau.
- FALSE: Hai ô dữ liệu khác nhau.
Bước 3: Nhấn giữ ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải ô chứa công thức và kéo xuống để áp dụng cho các ô bên dưới.
Kết quả sẽ hiển thị TRUE cho những loại quả được viết hoa giống hệt nhau ở cả 2 cột và FALSE cho những loại quả còn lại.
2. “Bắt trọn” khác biệt với hàm COUNTIF
Ưu điểm:
- So sánh “mọi ngóc ngách” của 2 cột dữ liệu.
- Kết quả chính xác, không phân biệt chữ hoa, chữ thường.
Nhược điểm:
- Các bước thực hiện “hơi dài” và phức tạp hơn một chút.
Cú pháp hàm:
=COUNTIF(Range;Criteria)Trong đó:
- Range: Vùng chứa dữ liệu cần đếm.
- Criteria: Điều kiện để đếm dữ liệu.
Ví dụ:
Ví dụ hàm EXACT
Để so sánh 2 cột “Tên loại quả” trong hình, bạn thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đặt tên cho cột dữ liệu 1.
- Chọn toàn bộ cột dữ liệu 1.
- Đi đến ô địa chỉ và nhập tên “Danhsach1”.
- Nhấn Enter.
Bước 2: Đặt tên cho cột dữ liệu 2 (tương tự như bước 1, đặt tên là “Danhsach2”).
Bước 3: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu “Danhsach1” > Chọn tab Home > Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rule.
Bước 4: Trong hộp thoại New Formatting Rule, chọn Use a formula to determine which cells to format.
Bước 5: Nhập công thức sau vào ô Format values where this formula is true:
=COUNTIF(Danhsach2,A2)=0Công thức này sẽ đếm số lần xuất hiện của từng loại quả trong “Danhsach1” ở “Danhsach2”. Nếu kết quả là 0, tức là loại quả đó không có trong “Danhsach2”, Excel sẽ đánh dấu ô đó theo màu bạn chọn.
Bước 6: Chọn Format để thiết lập định dạng cho ô chứa kết quả là 0 (ví dụ: tô màu nền vàng).
Bước 7: Nhấn OK hai lần để áp dụng định dạng cho “Danhsach1”.
Bước 8 – 14: Thực hiện tương tự cho “Danhsach2” (các bước từ 3 đến 7), nhưng thay đổi công thức thành:
=COUNTIF(Danhsach1,C2)=0Sau khi hoàn thành, những loại quả chỉ xuất hiện ở một trong hai cột sẽ được đánh dấu màu, giúp bạn dễ dàng nhận biết.
Kết luận
Vậy là bạn đã nắm trong tay 2 “vũ khí” lợi hại để so sánh dữ liệu trên 2 cột Excel một cách dễ dàng và hiệu quả. Hãy lựa chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu của bạn và “hô biến” công việc xử lý dữ liệu trở nên nhẹ nhàng hơn bao giờ hết!
